Para qué sirve la firma digital en cada departamento de la empresa

Muchas empresas están interesadas en aplicar la transformación digital, pero no saben exactamente qué herramientas pueden utilizar para aprovecharla y qué ventajas tienen para su rendimiento. Una de las herramientas más útiles para iniciar el proceso de transformación digital en una entidad es precisamente, la integración  de la firma digital es sus procesos de firma y autenticación tanto con clientes como empleados. Por eso vamos a detallar cómo afecta la integración de una solución de firma digital dentro de una entidad y qué funciones y beneficios puede aportar a cada departamento.

La firma digital, al igual que otras herramientas destinadas a alcanzar la transformación digital dentro de la empresa, debe estar integrada de forma general en todos los ámbitos de la organización. No es suficiente con que un único departamento la utilice, sino que tienen que hacerlo todos para poder sacar el máximo provecho posible de estas utilidades.

Por lo tanto, vamos a hacer un repaso sobre los diferentes departamentos a los que soluciones viafirma puede ayudar a mejorar su rendimiento y aportar otras muchas ventajas.

Para qué sirve la firma digital en el departamento de Recursos Humanos

A lo largo del tiempo que pasa cualquier empleado dentro de una empresa, éste tiene que firmar muchos documentos, como el contrato, acuerdos de confidencialidad, bajas laborales y otros más según el sector en el que desarrolle su actividad.

Incluso en ocasiones, hay otros departamentos implicados además del de Recursos Humanos, por lo que la firma digital ayuda a agilizar estos procesos y evitar que se ralenticen o detengan por culpa de que hay algún responsable no está disponible en ese momento.

La agilización de procesos es especialmente útil en empresas de gran tamaño que suelen estar lastradas por formas de trabajo más burocratizadas y también en franquicias internacionales, de forma que no hace falta estar presente físicamente en los procesos de selección o en la firma de los contratos.

Según un estudio realizado por Incipy, el 79% de las empresas encuestadas habían iniciado el proceso de transformación digital o incluso estaban muy avanzados en ese aspecto dentro del departamento de Recursos Humanos. Este dato pone en valor la importancia que le dan a la transformación digital la gran mayoría de las organizaciones.

Para qué sirve la firma digital al departamento comercial

La digitalización ha supuesto un gran cambio en el funcionamiento del departamento comercial, gracias a que ahora la gran mayoría de sus documentos (citas, contratos, propuestas…) se han digitalizados y almacenados digitalmente, con la posibilidad de ser indexados, buscados y distribuidos con un solo click.

para que sirve la firma digital

Aun así, estos procesos de negociación y firma siguen sufriendo ralentizaciones, esperando a recibir un email, una llamada o una visita del encargado. A menudo, para que un trato siga adelante, se necesita de la aprobación de varios ejecutivos y rellenar complejos impresos internos, que también deben ser imprimidos, rellenados y escaneados.

Gracias a viafirma documents se pueden firmar todos estos documentos desde el mismo dispositivo en el que se está leyendo, sin necesidad de imprimir ni de pasar por largos procesos de envíos entre las personas involucradas.

Además, el papel tiene una serie de desventajas asociadas, que es mejor evitar, especialmente cuando se tratan de cuestiones importantes para el negocio. Los folios son frágiles, se pueden perder si no están bien organizados, o romper en caso de un accidente, y tampoco son modificables en el caso de que haya algún error que subsanar.

Esto último resulta vital a la hora de corregir contratos que necesitan ser actualizados y no mandar uno que esté obsoleto y que pueda suponer problemas legales para la compañía. Además, de esta forma todos los documentos son más fáciles de seguir y de conocer dónde se encuentran, en qué estado y por qué manos han pasado.

Para qué sirve la firma digital al departamento de finanzas y contabilidad

La gestión del dinero en una empresa pasa por el departamento de finanzas, que trabaja diariamente con cientos de documentos como facturas, presupuestos, previsiones de gastos, etcétera.

Una cuestión tan delicada como el dinero siempre requiere de unos flujos de trabajo que involucran a muchas personas de la empresa y de diferentes jerarquías. Esto ocasiona que algunas veces las autorizaciones se quedan paradas en el paso de un departamento a otro.

Además, la firma digitalizada ofrece una garantía legal total, idéntica a la de la firma tradicional. Este tipo de firma es legalmente vinculante y admisible como prueba válida ante cualquier tribunal gracias a que las soluciones de la Suite cumplen con todos los requisitos de la firma electrónica avanzada. Todo esto está apoyado en el reglamento eIDAS (EU 910/2014), de aplicación en toda la Unión Europea.

Para qué sirve la firma digital al departamento de distribución

Aunque no todas las empresas tienen la necesidad de un departamento de distribución, aquellas que sí lo tienen también pueden disfrutar de las ventajas de la firma digital y mejorar su funcionamiento gracias a su integración y su uso.

Dentro de la mensajería esta tecnología elimina la necesidad de firmar cualquier contrato, o modificación de servicios, siempre que no haya entrega o recepción física de mercancía, con lo cual se produce un ahorro notable de costes en papel y una repercusión positiva para el medioambiente. Todo queda sustituido por archivos digitales.

Los trabajadores de la distribución suelen estar en constante movimiento, por lo que es un departamento que se beneficia mucho de la movilidad que aporta la firma centralizada. Gracias a viafirma fortress, el propietario del certificado no tiene que preocuparse de llevarlo siempre consigo, ya que éste se encuentra alojado en la nube y está accesible permanentemente, sin posibilidad de pérdida.

Además, la firma digital ofrece una mayor seguridad jurídica ya que recoge más detalles que la tradicional, como la hora y el lugar exactos y otras evidencias técnicas o biométricas que hacen irrepudiable el acto de recogida y la identidad del receptor.

Incluso se puede mejorar el proceso de control de entregas gracias a herramientas como viafirma documents, ya que cuenta con la opción de monitorizar en tiempo real en un mapa la posición de cada una de las firmas de forma geolocalizada.

Para qué sirve la firma digital a los CEO

Conforme se escala en la jerarquía de la empresa, las responsabilidades y la carga de trabajo aumenta proporcionalmente. Por eso, en lo más alto de la pirámide, los CEO, el tiempo es uno de los recursos más importantes.

Por esta razón, la delegación de tareas es una actividad primordial en este tipo de puestos, en los cuales el tiempo es oro y necesitan ayuda de otros empleados para aligerar su carga de trabajo y centrarse en las responsabilidades de mayor importancia que sólo él puede desempeñar.

El CEO de cualquier empresa tiene la obligación de firmar una buena cantidad de documentos al día y probablemente no tenga suficiente tiempo para hacerlo. Por eso, la delegación de firma resulta extremadamente útil, casi necesaria, para que el secretario o secretaria, u otro cargo de confianza puede hacer uso de su rúbrica sin necesidad de que esté presente.

Viafirma Inbox es una herramienta específicamente diseñada para la delegación de firma. Se trata de un portafirmas para organizar las firmas delegadas, en el que se pueden establecer diversos niveles de permisos para cada persona:

  • Revisión: el usuario delegado puede ver las tareas pendientes establecidas por el delegante, ordenarlas, escribir comentarios, etcétera.
  • Visto bueno: además de lo anterior, el usuario también puede dar vistos buenos a las tareas.
  • Firma: además de lo anterior, el usuario cuenta con los permisos de utilizar la firma electrónica delegada.

En definitiva, la transformación digital resulta esencial hoy en día gracias a las ventajas que ofrecen sus utilidades como las soluciones Viafirma (agilidad de procesos, ahorro de costes, movilidad…). Además, esta aplicación debe hacerse en la totalidad de la empresa, de manera conjunta e integrada en su cultura. Tal y como queda demostrado, cada una de las partes y de los departamentos de cualquier compañía puede verse beneficiados y mejorar la productividad general.

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