The processes of an SME and electronic signatures (Spanish version)

Es conocido por todos que la naturaleza humana nos indica que todo cambio conlleva un riesgo. Cuando hemos valorado ese riesgo y descubrimos que es menor de lo que pensamos, entonces nos planteamos hacer el cambio. En definitiva, lo que nos da miedo y nos hace ser reticentes a cambiar es la incertidumbre que rodea la valoración del riesgo. Cuanto más información tengamos pues, de las consecuencias del cambio, menor miedo nos dará cambiar.

Empiezo haciendo esta reflexión para tratar de comprender el porqué a los gerentes de pequeñas empresas, tan sumamente acomodadas en su zona de confort, les cuesta tanto el cambiar sus procesos tradicionales y arcanos, a algo que les podría ayudar a salvar, ya no sólo su tiempo, sino su DINERO. Y posiblemente, el miedo al cambio, tan propio del instinto humano sea la principal razón por la que, no ya sólo no cambian, sino que ni se lo plantean, alegando complejidades místicas que escapan al entendimiento humano. Veamoslo con un ejemplo:

Proceso

El departamento de contabilidad, o mejor, la persona encargada de ello en una empresa pequeña se encuentra todos los finales de mes con una lista de nóminas las cuales han de ser firmadas por sus trabajadores para cumplir con la ley vigente. Al tratarse de una empresa de venta de seguros, la mayoría de sus empleados son comerciales que están en la calle y rara vez se pasan por la oficina, con lo cual, tiene que estar pendiente de que, durante los primeros días del mes, cada empleado se pase por su despacho para simplemente realizar un trámite. Los empleados, por la cuenta que les trae, se pasan en la primera semana por la oficina, aunque, muchas veces, sólo sea para eso.

Dicho proceso le esta costando a la empresa:

  • Tiempo perdido en el desplazamiento de cada comercial: Supongamos que son dos horas, y que cada comercial suele vender uno o dos seguros en ese tiempo.
  • Tiempo de la persona de contabilidad: Teniendo que estar pendiente de avisar a todo el mundo y de recolectar y archivar los documentos.
  • Dinero en recursos: EL papel de los documentos (imaginad que hay 6 empleados * 12 meses * 4 años = 288 nóminas – Y eso que la empresa es joven!), el espacio generado por este, el impacto medioambiental, etc.
  • Dinero perdido en productividad: Se pierde productividad en ambos departamentos, lo que se traduce en pérdidas monetarias de manera indirecta.

Solución

Veamos ahora la solución que planteo. ¿Por qué no simplificarlo todo en un sistema que me permita firmar los documentos de manera telemática? Es decir, si los comerciales pudieran firmar desde la calle, se solucionaría el problema del tiempo perdido en traslado, si además este sistema almacenara los documentos de forma electrónica, se solucionaría el problema de espacio, si se pudiera hacer de forma automatizada se solucionaría también el problema de la pérdida de productividad. Pues bien, resulta que ya existe esta solución, y se llama firma electrónica.

En resumen, todo esto me lleva a la siguiente pregunta: ¿Por qué entonces no lo hace todo el mundo? Veamos ahora las “pegas”:

Pegas

  • La firma electrónica no es legal: Incorrecto, depende del tipo de firma pero las más “avanzadas” tienen exactamente la misma validez legal que la manuscrita.
  • Mis comerciales están en la calle y no tienen PC, ¿Cómo van a firmar?: Fácil, se llama firma electrónica móvil y está disponible para (casi) todos los sistemas operativos móviles (iOS, Android, Blackberry, Windows Phone…).
  • Para eso se necesitan certificados digitales, y de eso nadie tiene en mi empresa: Bueno, seguro que tienen DNIe, el cual (sorpresa!) también tiene un certificado digital en su “interior”.
  • No, hay dos personas que aún no tienen DNIe: No pasa nada, para eso está la firma digitalizada, es decir, firma manuscrita “escaneada”.
  • Todo eso es muy complejo para mí: En absoluto, si somos capaces de abrir un correo y reenviarlo seremos capaces de firmar electrónicamente. No es cómo operar con la Administración Pública, esto es mucho más fácil de usar (usable).
  • Seguro que es muy caro para una empresa tan pequeña: Lo era, pero desde que existe el maravilloso mundo del cloud computing, se pueden llegar hasta pagar céntimos por firma realizada.

¿No me creéis? Pues bien, animo a todo aquel escéptico a plantear una “pega” para este escenario que no tenga una solución con firma electrónica 😉

Y por supuesto, espero que ahora alguien me responda a la pregunta; ¿Por qué no lo hace todo el mundo? Como no sea por el miedo al cambio…

Espero vuestros comentarios

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