La nueva normativa sobre el impulso a la factura electrónica y registro contable de facturas en el sector público en 4 pasos

A partir de hoy, 15 de enero  entra en vigor la nueva normativa sobre factura electrónica, por lo que toda factura emitida a las Administraciones Públicas tiene que ser tramitada de manera digital. Sin embargo, la Ley 25/2013, no solo afecta a empresas o empresarios individuales que sean proveedores de la Administración. Si quieres comprender cómo te puede afectar esta nueva legislación, este artículo explica los aspectos más relevantes de la misma.

 portal FACe

1.-  ¿A quién afecta esta normativa?

Toda empresa o empresario individual que emita facturas a:

  1. la Administración Pública en cualquiera de sus tres niveles (Estatal, Autonómico o Local).
  2. Universidades Públicas, Organismos relativos a la Seguridad Social entre otros organismos.
  3. Entidades públicas empresariales estatales y sociedades mercantiles en las que la Administración tenga un porcentaje igual  mayor al 50% del capital social.
  4. Empresas que presten servicios al público en general de especial transcendencia económica. Dentro de este grupo, se engloban:
    1. Empresas de suministro gas, agua, eléctrico, servicios financieros, transportes de pasajeros y Agencias de viaje.
    2. En este caso, la obligación de factura electrónica se limita a las facturas recibidas, pero en ningún caso a las que ellos emitan.

2.- Requisitos de la factura electrónica que se vaya a emitir para las Administraciones Públicas

De acuerdo a la Ley 25/2013, fundamentalmente necesita cumplir tres requisitos:

  1. Estar en un lenguaje específico, Facturae 3.2 o 3.2.1
  2. Ser firmadas electrónicamente, para lo que se necesita un certificado digital emitido por las autoridades reconocidas.
  3. Indicar el destinatario de la factura electrónica. En concreto, hace falta especificar  la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.

Existen soluciones informáticas, como Viafirma e-Invoice, que aseguran el que las facturas cumplan estos tres requisitos y además permiten presentar las facturas de manera automática en FACe.

3.-  Cómo se presentan las facturas electrónicas

A. Emitidas a las Administraciones Públicas

Las facturas emitidas a la Administración Pública deben ser presentadas a través de los puntos generales de entrada de factura electrónica para el organismo en concreto al que vaya dirigida.

En el caso de que el receptor sea la Administración Pública del Estado, el punto general de entrada de facture electrónica, es FACe. Dicha plataforma tiene un directorio con los datos concretos de todas las entidades públicas adheridas al mismo, ya sean Administraciones locales, autonómicas o estatales. Esta plataforma permite además hacer un seguimiento de cada una de las facturas presentadas.

Se puede acceder a dichos puntos generales de entrada de factura electrónica de dos maneras diferentes, a través de la web o con un API desarrollada por el Gobierno. No obstante, como se comentaba con anterioridad, existen soluciones informáticas como Viafirma e-Invoice, que envía las facturas automáticamente, ahorrando tiempo y simplificando el proceso.

B.- Emitidas a Particulares o Empresas que no están obligadas a  la facturación electrónica.

Como se ha visto anteriormente todas aquellas empresas que prestan servicios al público en general de especial transcendencia económica, están obligados a tramitar sus facturas de manera electrónica, sin embargo, en relación a la emisión de las mismas, están obligados a poner a disposición del consumidor o empresa un sistema de factura electrónica, que sea totalmente gratuita para ellos, pero solo se emitirán facturas electrónicas cuando se dé el consentimiento expreso para hacerlo  y se podrá revocar en cualquier momento.

Para este tipo de empresas, es especialmente aconsejable, el uso de aplicaciones que permitan emitir facturas tanto en un formato como en otro de manera automatizada, puesto que simplifica el proceso administrativo. 

 4.- Obligaciones relativas a las facturas electrónicas emitidas

Al igual que con las facturas en papel, la empresa tiene la obligación de conservar una copia de las facturas emitidas durante el mismo periodo establecido en la Ley 58/2003. Así mismo se debe asegurar la legibilidad, integridad y autenticidad de la factura electrónica. Las dos últimas características, se cumplen a través de la firma electrónica.

Existe la posibilidad de contratar a un tercero para que preste el servicio de facturación electrónica. En este caso, aunque el almacenamiento de las mismas se esté realizando de manera externa, el responsable de velar porque se cumplan los requisitos establecidos en la Ley 58/2003, sería la empresa contratante.

Como se decía al inicio de esta entrada, esta legislación entra en vigor en el día de hoy. El objetivo de este artículo no es otro que dar una visión general de cuáles son los aspectos más importantes de cara a la nueva legislación sobre facturación electrónica.  Sin embargo, si necesitas más información, aquí podrás ampliarla:

FACe : www.face.gob.es

Texto Integral de la Ley 25/2013: http://boe.es/boe/dias/2013/12/28/pdfs/BOE-A-2013-13722.pdf

Facturae: http://www.facturae.gob.es

 

Esperamos que este artículo os haya resultado interesante y quedamos a la espera de vuestros comentarios.

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