Guía para usar tu firma electrónica en España

En el caso de estar interesado en utilizar tu propia firma electrónica para realizar trámites de una forma más rápida y sencilla, en esta guía te explicamos cómo conseguir el certificado digital para que disfrutes de todas sus ventajas y así, poder usar tu firma electrónica de forma fácil y segura.

Antes de nada es importante diferenciar entre la firma electrónica y el certificado digital así como la relación que hay entre ellos.

Para firmar documentos digitalmente existen diferentes tipos de firmas de acuerdo al grado de seguridad requerido y a las necesidades específicas de tu empresa. Viafirma ofrece una amplia gama de soluciones específicas y adaptadas a las necesidades de cada sector y cada empresa.

A grandes rasgos podríamos diferenciar entre dos grandes grupos, las firmas digitalizadas o biométricas y la firma electrónica o digital.

Hablamos de firma biométrica o digitalizada cuando hacemos referencia a la firma que reproduces con un pen en un ipad, en el móvil etc mientras que en el caso de la firma digital o firma electrónica sí que se requiere un certificado digital.

Según explica la Sede Electrónica de la Real Casa de la Moneda, el Certificado Digital (también conocido como Certificado de Ciudadano o de Usuarios) es:

“un documento digital que contiene sus datos identificativos. Le permitirá identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que sólo Ud. y su interlocutor pueden acceder a ella”.

Gracias a este certificado, se pueden realizar innumerables trámites burocráticos de forma segura y desde la comodidad de casa, tanto con la Administración Pública como con otras entidades privadas. ¿Qué tipo de gestiones me puede ayudar el Certificado Digital a agilizar los procesos? Estos son algunos ejemplos:

  • Presentación y liquidación de impuestos
  • Presentación de recursos y reclamaciones
  • Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas
  • Consulta e inscripción en el padrón municipal
  • Consulta de multas de circulación
  • Consulta y trámites para solicitud de subvenciones
  • Consulta de asignación de colegios electorales
  • Actuaciones comunicadas
  • Firma electrónica de documentos y formularios oficiales

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) es el organismo al que normalmente se suele acudir para recibir el certificado digital, pero no es el único con capacidad para expedirlo. Los colegios profesionales y la Agencia Europea de Confianza Digital son otras autoridades certificadoras igualmente válidas.

Otra gran cuestión que se suele plantear, ¿quién puede obtener un Certificado Digital? Cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE. El periodo de validez de este certificado es de cuatro años. Una vez pasado ese tiempo, hay que volver a realizar el proceso de solicitud.

Configuración previa

Para obtener el Certificado Digital hay dos procesos diferentes, que tienen que ver con la forma de identificarse. Una de ellas requiere el desplazamiento de la persona interesada a una Oficina de Registro y la otra la identificación mediante el DNIe (es necesario instalar el software criptográfico y los certificados raíces).

Los navegadores soportados para llevar a cabo el proceso son únicamente Internet Explorer y Mozilla Firefox, para lo que es recomendable tener la última versión instalada. En esta página se explican los pasos que hay que seguir para configurar correctamente los programas e incluso tiene un configurador que realiza este proceso de forma automática.

La certificación también se podía conseguir a través de una app de Android, pero en este momento, este método de obtención se encuentra en mantenimiento y sin fecha prevista para la nueva versión.

Una vez el navegador esté correctamente configurado, hay que rellenar la solicitud de certificado con los datos básicos del usuario (DNI, nombre completo y correo electrónico). Inmediatamente, recibimos un email con un número de solicitud que está asociado a nuestro documento de identidad.

Acreditación de la identidad

En este momento es cuando el usuario debe acreditar su identidad, que puede ser a través de una oficina de registro de forma presencial o a través del DNIe de forma remota. En toda la geografía española, hay más de 2.400 oficinas habilitadas para hacer efectiva esta acreditación, incluidas también las oficinas de la Seguridad Social y las Delegaciones y Administraciones de la AEAT. Con este localizador, puedes encontrar el lugar más cercano para tu mayor comodidad.

Cabe recordar que en alguna de las oficinas necesitas de cita previa para realizar este trámite. Para completar la acreditación, lo único que tienes que hacer es llevar el código de solicitud que recibiste en el email junto a tu DNI (o pasaporte o carnet de conducir) para confirmar tu identidad.

En el caso de contar con un DNIe, todo este proceso de acudir a una oficina de registro no es necesario y la acreditación se realiza desde la comodidad de tu casa, gracias al chip electrónico de dicho documento.

Es importante que desde el comienzo de este proceso (recibir el código de solicitud) hasta el final (instalar el certificado), ni el navegador ni el sistema operativo del equipo en el que lo hemos realizado reciban ningún cambio ni actualización.

Cuando hayamos acreditado nuestra identidad  en una oficina de registro, presentando algún documento acreditativo -DNIe o Pasaporte-,  recibirás un correo electrónico con un enlace para descargar e instalar el certificado digital. Esto debe hacerse en el mismo ordenador y con el mismo navegador donde se comenzó. La descarga tiene un tiempo limitado, por lo que deberías  hacerlo lo antes posible.

crear firma electrónica

Es recomendable que, una vez hayas acabado y tengas ya el certificado digital descargado e instalado, realices una copia de seguridad en un dispositivo de almacenamiento externo (el archivo está protegido por una contraseña). De esta forma, si le ocurre algo al ordenador principal, el certificado está a buen recaudo y no es necesario repetir el proceso de acreditación.

Después de seguir estos sencillos pasos, ya tienes en tu poder el certificado digital y puedes hacer uso de la firma electrónica, que tiene la misma validez que una firma manuscrita y cuenta con muchos beneficios.

Firma electrónica lista para ser utilizada

La utilización de la firma electrónica supone un ahorro importante de tiempo para el ciudadano, que antes necesitaba esperar durante horas en una cola para conseguir un certificado de nacimiento, por ejemplo.

El Gobierno está comprometido con la implementación de la Administración electrónica, que, además trae consigo un importante ahorro en costes, dinero que se puede dedicar a otras cuestiones de mayor importancia.

La firma electrónica no sólo tiene sus ventajas en la relación del ciudadano con la Administración, sino también en sus propios trámites privados y para las empresas. Además como comentábamos al principio de este artículo existen diferentes tipos de firma de acuerdo a las necesidades específicas de cada momento.

Viafirma ofrece soluciones específicas  viafirma documentsviafirma inbox o viafirma fortress, ayudan a aprovechar los beneficios de lo digital en sus transacciones diarias, siempre comprometidos con la neutralidad tecnológica.

En definitiva, es importante conseguir el certificado digital para disfrutar de todas las ventajas que tiene la firma electrónica y el gran ahorro que supone para sus usuarios. En tres sencillos pasos (solicitud, acreditación e instalación), tendrás el certificado listo para ser utilizado.

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