Por qué usar la firma digital en entornos colaborativos en el sector de los laboratorios

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los laboratorios, entidades farmacéuticas, clínicas y de investigación es el alto nivel de burocratización. Todas ellas pertenecen a un sector donde por la sensibilidad de la información con la que trabajan, así como los procesos tan estrictos con los que cuentan, requieren de una gran cantidad de documentos, lo cual en muchos casos se vuelve casi imposible de manejar. A esto se une la necesidad de trabajar en entornos colaborativos, lo que dificulta aún más el proceso. En este artículo te contamos cómo la firma digital puede ayudar a desarrollar estas tareas de la manera más eficiente posible.

Tal y como comentábamos, uno de los principales retos a los que tienen que enfrentarse las empresas del sector de los laboratorios es la gran cantidad de documentos que tienen que gestionar, tanto a nivel burocrático como de protección de datos sensibles y de consentimiento informado. Algunos ejemplos son datos de pacientes, pruebas, investigaciones, revisiones de procesos y autorizaciones.

Cuando se trabaja con grandes volúmenes de documentación, su correcta gestión requiere de mucho tiempo, así en muchos casos, se producen errores o retrasos, dejando incluso la información obsoleta.

Esto toma aún mayor importancia en los entornos colaborativos, puesto que unos procesos dependen de otros para seguir avanzando, y la supervisión puede ralentizar toda la investigación. Pasos tan sencillos como la aprobación de un documento o su firma pueden llegar a dificultar y poner en peligro todo el proceso.

La simplificación de todo este proceso, a través de lo que conocemos como transformación digital, es una de las claves de éxito para las empresas de este sector. La transformación digital ha aportado numerosas herramientas que hacen que trabas en este sector como la burocratización dejen de ser obstáculos en los flujos de trabajo.

Viafirma documents es una de estas herramientas que ha nacido de la transformación digital y que tiene como objetivo la agilización de los procesos de revisión, firma y almacenamiento de documentos, especialmente aquellos que tengan que pasar por varias personas, algo muy habitual dentro de entornos colaborativos.

La nueva normativa de protección de datos: RGPD, es otro elemento que ha dificultado aún más todos estos procedimientos. No obstante, viafirma documents permite llevar a cabo todos los procedimientos de firma, consentimiento informado, etcétera, dentro del marco legal que impone dicha normativa.

¿A qué retos se enfrenta la firma digital?

Hay varios retos importantes que la firma digital tiene que hacer frente dentro del sector de los laboratorios y que el uso de la firma digital puede solucionar. . En primer lugar, la seguridad de la información que manejan los laboratorios debe ser muy alta porque tratan con datos sensibles y confidenciales.

La utilización de este tipo de soluciones, viafirma documents en este caso, también cumple con los requisitos más altos de seguridad, y las firmas se pueden complementar con otras evidencias como captura geoposicional, de la hora oficial o de datos biométricos. Todos estos datos están encriptados y almacenados en un fichero para garantizar su necesaria confidencialidad.

El segundo reto es el gran volumen de documentos que se mueven en estos casos. La digitalización es el primer paso que ayuda en este sentido. Los archivos digitales son mucho más fáciles de encontrar (si están correctamente clasificados) y de modificar en el caso de que sea necesario, además del ahorro de costes que supone este tipo de procesos.

Gracias al motor de notificaciones push que incluye viafirma documents, las personas encargadas de firmar los documentos saben al instante que está listo para ser firmado o que ya se ha firmado por la otra parte involucrada. Todo esto está enfocado a conseguir la mayor rapidez posible y que los procesos no se ralenticen, evitando posibles problemas.

laboratorios farmacéuticos

Al contar con apps nativas en iOS, Android y Windows, tampoco es necesario realizar grandes inversiones para dotar a los trabajadores de los mismos dispositivos, sino que está abierto a cualquiera.

Lo que se busca también con la inclusión de la firma digital dentro de una organización es reducir la cantidad de folios y papel que se utiliza a diario, perjudicando al medio ambiente y entorpeciendo otros procesos si no hay una correcta gestión de todos esos documentos, y esto es muy difícil de conseguir en grandes organizaciones que generan una gran cantidad de información al día.

Además, prescindir del papel, además de resultar beneficioso para la empresa, es algo que será inevitable tarde o temprano, por lo que cuanto antes se asimile el proceso de digitalización, mejor, sin contar con todas las ventajas que esto conlleva.

Este uso de la firma digital conlleva también otra ventaja, inherente a este tipo de tecnología: la movilidad. La firma de documentos estaba tradicionalmente ubicada dentro de un despacho en el que encargado da su visto bueno y pone su rúbrica en el papel. Esto desaparece y, gracias a las aplicaciones disponibles en todo tipo de dispositivos, la firma se puede realizar desde cualquier sitio.

La movilidad permite, una vez más, agilizar los procesos dentro de organizaciones muy burocratizadas y evitar retrasos innecesarios que hacen que, en entornos colaborativos, dificulte también el trabajo del resto y que la información llegue a quedarse obsoleta.

Al fin y al cabo, en lo que todos estos puntos terminan redundando es en el aumento de productividad, que beneficia tanto a la empresa como a los clientes finales. Ese ahorro de tiempo se traduce en un mayor tiempo dedicado a tareas realmente importantes y no cuestiones de papeleo u organización, que son necesarias, pero se convierten en anecdóticas con la correcta utilización e integración de la firma digital dentro de los procesos.

En definitiva, la implementación de la firma digital dentro de entornos colaborativos y sectores tan burocratizados como los laboratorios resulta altamente beneficiosa, redundando en la simplificación y agilización de los procesos de firma y en el aumento de la eficiencia de la empresa en general.

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