Firma centralizada: el mejor aliado para tu negocio

La transformación digital cada vez está tomando más importancia gracias al avance de las tecnologías que permiten un escenario donde las empresas pueden optimizar sus procesos y mejorar la experiencia de usuario gracias a la digitalización de muchos de sus procesos.  La firma centralizada, firma en la nube o firma en la nube, es un claro ejemplo de ello. Te lo contamos.

La firma centralizada o firma electrónica en la nube, nace para satisfacer las necesidades de usabilidad que se venía demandando desde que se ha empezado a trabajar en entornos donde se requiere movilidad y neutralidad tecnológica para dar la oportunidad de poder estar operativo mientras nos desplazamos, siendo capaces de operar con la misma eficiencia desde el móvil, tablet o pc.

Como ya hemos comentado en otros artículos anteriores, la firma de cualquier documento o autenticación desde dispositivos móviles hasta ahora podía considerarse complicada para el usuario medio, puesto que se requería de un lector o bien de la instalación del certificado en el dispositivo móvil. Todo esto se supera con la firma centralizada.

Hay diferentes tipos de firma digital, pero la que en el marco europeo tiene más rigurosidad y con ello es más segura es la firma cualificada. Es la firma con certificado digital, el cual debe ser emitido por un Prestador cualificado de servicios de confianza. El reglamento da un paso muy importante, abriendo la puerta legal a la llamada “firma a distancia”:

  • “Debido a sus múltiples ventajas económicas, debe desarrollarse la creación de firmas electrónicas a distancia en un entorno de creación de firma electrónica gestionado por un prestador de servicios de confianza en nombre del firmante.” (Considerando, 52, eIDAS)
  • (Sobre los distintos procedimientos de verificación de atributos específicos de la persona física o jurídica): “a distancia, utilizando medios de identificación electrónica, para los cuales se haya garantizado la presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica previamente a la expedición del certificado cualificado, y que cumplan los requisitos establecidos con el artículo 8 con respecto a los niveles de seguridad «sustancial» o «alto»” (Art. 24-b, eIDAS)

Es sobre este tipo de firma sobre el que se ha desarrollado la firma centralizada o firma en la nube.

La firma en la nube o firma centralizada: un paso más allá de la firma cualificada

La firma centralizada como comentábamos anteriormente no es más que la firma cualificada, pero estando siempre disponible en la nube, por lo que puedes usarla sin necesidad de lector de tarjetas o de tener que instalar ningún certificado en tus dispositivos móviles.

De esta forma, la firma en la nube o firma centralizada, tiene como principal característica que su certificado digital se aloja en un servidor HSM (dispositivo criptográfico basado en hardware que genera, almacena y protege claves criptográficas) al cual accede el usuario cuando requiere firmar un documento de manera digital. Para conservar la cadena cualificada, antes es necesario que este se autentique de forma robusta.

Una autenticación robusta es aquella que exige, al menos, dos procedimientos de identificación que pueden ser, algo que se sabe, algo que se tiene o algo que se es: algo que sólo sabe el usuario (por ejemplo, una clave), algo que tiene el usuario (por ejemplo, tarjeta o dispositivo con tecnología NFC, tarjeta de claves, token sms, token otp…) o algo que distingue biométricamente al usuario (firma, reconocimiento por voz o facial, huella,iris, etc.).

Cuando un usuario requiere firmar electrónicamente lo que debe hacer es autenticarse, sin necesidad de instalar ningún certificado ni software en el dispositivo desde el que se efectúa el trámite, pues el certificado está alojado en un servidor seguro.

La transformación digital, el DSM y la firma centralizada

Las normativas europeas referentes a la promoción del Mercado Único Digital (Digital Single Market) junto con la nueva normativa eIDAS, apoyan el uso de la firma centralizada para la consecución de un mercado único digital en todo el espacio europeo.

El primer paso ha sido homogeneizar los certificados y firmas, de tal manera que la cualquier certificado emitido en un país de la Unión Europea, debe tener validez en todo el territorio UE.  El cambio de legislación, se encuentra aún en pleno proceso de transición, no obstante poco a poco vamos viendo cómo el DSM y eIDAS se van convirtiendo en una realidad que ni el Brexit podrá parar.

Aún falta mucho por hacer, pero con la firma centralizada muchas barreras tecnológicas de usabilidad se rompen, puesto que al estar alojados los certificados digitales en un servidor y al tener el usuario varias formas de autentificarse, lo único que se requiere es una conexión segura a Internet.

Ventajas comerciales de la firma en la nube

Se adapta a  la nueva realidad comercial

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La firma en la nube junto con el eIDAS, permite la adaptación del comercio digital a la realidad comercial de los usuarios. Hacemos transacciones constantes con países de la comunidad y actualmente, gracias a la validez de los certificados y a la firma centralizada, todo se vuelve mucho más fácil. En ese sentido, el incorporar esta tecnología al modelo comercial es adaptarse a la nueva realidad del Mercado Común Europeo.

Agilidad, seguridad, comodidad, portabilidad

firma centralizada

El hecho de que los certificados no estén alojados en ningún equipo sino en la nube aporta seguridad al procedimiento. Esa flexibilidad añade también un plus a la comodidad de los usuarios, porque saben que siempre que lo deseen y en cualquier espacio con acceso a la red podrán hacer uso de su firma centralizada.

Es fácil de usar

Como herramienta, la firma centralizada es de fácil empleo: luego de un registro previo se vincula la identidad física con la digital, lo cual permite la emisión del certificado digital propio que queda en el servidor seguro de la nube (HSM). Hecho esto, el usuario puede hacer uso de su firma cuando lo desee.

Disminución del uso de papel, reducción de gastos de impresión o almacenamiento

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Al integrar la firma en la nube como herramienta comercial, el uso de folios e impresiones pasa a ser mínimo; por lo tanto, se reducen los costos no sólo de los materiales, sino del recurso humano que se encarga de gestionar estas operaciones. Añadido a esto, es un avance en materia de protección ambiental.

Expresar consentimiento, conformidad o compromiso

Como ya comentamos al principio del artículo, la firma centralizada tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Al igual que un la firma manuscrita, ésta sirve para expresar consentimiento, conformidad o compromiso y esto quiere decir que legalmente es vinculante.

La suplantación de identidad no es posible

firma centralizada

Gracias al sistema de autenticación robusta y a la posibilidad de verificar la procedencia de cada documento, la suplantación de identidad es prácticamente imposible. Más aún, ningún contenido puede sufrir modificaciones sin que estas queden registradas.

Es una batalla ganada contra la burocracia

El depender de una larga cadena de procedimientos físicos y humanos sólo alimenta la burocracia y amplía los márgenes de error. Con la firma en la nube las rutinas son más simples, rápidas y confidenciales. Y no menos importante: este sistema registra la actividad de los usuarios en cada etapa, por lo que no es posible evadir responsabilidades.

 

Con todas estas razones no podemos dejar de sugerir la firma electrónica en la nube como el mejor aliado para tu negocio. Es esta la herramienta que permite a todos los ciudadanos de la Comunidad Europea (que cumplan los requisitos) relacionarse con cualquier ente administrativo o institución privada.

Si quieres saber más sobre firma centralizada, te invitamos a que pruebes por ti mismo cómo funciona  nuestra potente solución viafirma fortress. Puedes ver una demo pinchando aquí: Portal Fortress.

Volvemos la semana que viene!

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