ERP y Pymes (IV): Contabilidad Analítica

Durante más de un decenio, tuve una pequeña empresa en la que teníamos una plantilla que fluctuaba entre mi socia y yo mismo y hasta varias docenas de trabajadores en los picos de trabajo. Como muchos pequeños empresarios sin formación económica alguna, deposité mi confianza en una gestoría, que se ocupaba de casi todas las cuestiones contables, fiscales y laborales. A mi socia y a mi tan sólo nos ocupaba que la empresa prestase sus servicios lo mejor posible y que la cuenta del banco tuviera suficiente cada mes para todos los gastos y para podernos ir de vacaciones de vez en cuando. Esta inocente manera de actuar funcionó durante dos o tres proyectos. Fuimos observando que nuestro negocio, con la administración pública como principal cliente, estaba ligado a los ciclos de gestión de esta, con un calendario de aprobación de presupuestos, periodos de licitación, etc. Cuando teníamos la fortuna de conseguir la adjudicación de varios proyectos a la vez, nos encontrábamos con que en el inicio de dichos proyectos debíamos realizar fuertes desembolsos iniciales de arranque. Era raro que tuviéramos algún plan de facturación, ni certificaciones parciales, por lo que el pago de los proyectos se efectuaba tras ejecutar satisfactoriamente el mismo, y pasado cierto tiempo de trámites. O sea, que nuestra cuenta en el banco durante casi todo el proyecto bajaba y bajaba hasta que llegaba el momento del pago de las facturas en el que subía como la espuma de la cerveza. Los dos primeros cuatrimestres del año eran siempre una cuesta arriba interminable y el último nos confundían con Scrooge McDuck (el tío Gilito).

Dibujo del Tío Gilito en su baño diario de monedas

Así que ya no bastaba con ir viendo como evolucionaba la cuenta del banco. Porque nos llevamos algún que otro susto importante por falta de cash. Teníamos que prever que iba a suceder el mes que viene, y el otro, y el otro. Y comenzamos a realizar unas primitivas previsiones de tesorería en excel. Fuimos identificando costes directos e indirectos, repercutiendo los primeros de forma adecuada en las ofertas, estudiando al rentabilidad real de cada proyecto, previendo fuentes de financiación… el abc económico de una pyme, vaya.

Retrato de Julio Verne (fotografo: Félix Nadar)

Todas estas cuestiones las abordábamos de modo muy rudimentario: apenas unas excel y algo de sentido común eran nuestras únicas herramientas para la toma de decisiones. Con el tiempo, nos pasamos a las TICs para la gestión de presupuestos y de proyectos, pero nunca se nos pasó por la cabeza tener una herramienta contable de la que poder extraer información actualizada de costes, previsiones financieras, etc. Desconocíamos lo que era un ERP, y si lo hubiéramos sabido, nunca podría haber estado a nuestro alcance. Y si me hubieran dicho que algún día existiría una herramienta de gestión integral de mi negocio, que incluía la gestión de proyectos, la contabilidad analítica y mucho más, sin coste de licencia, me hubiera reído de quien me lo dijese. Lo del “Anillo Único”, que gobernase todos los procesos, era simplemente pura fantasía del genial Tolkien. Pero como decía Julio Verne: “Si un hombre se imagina una cosa, otro la tornará en realidad“. Y hoy en día disponemos de los ERP opensource, al alcance de cualquier pyme. Y tenemos entre ellos OpenERP y su módulo de contabilidad analítica.

Ya hablamos en el artículo anterior de la capacidad de los módulos de contabilidad financiera de OpenERP. Pero la contabilidad financiera exige legalmente una estructura de cuentas de la que resulta difícil extraer información para tomar decisiones. Así que si usamos únicamente estos módulos, podremos estar tranquilos a la hora de cumplir con nuestras obligaciones tributarias, pero nos será extremadamente complicado saber si estamos en condiciones de bajar un poco los precios de la próxima oferta para ser más competitivos, o si podemos permitirnos comprar esa fantástica máquina que resolverá todos nuestros problemas de producción.

La contabilidad analítica o contabilidad de costes no tiene las restricciones legales de la contabilidad financiera, pues es de uso interno de la empresa, por tanto, se puede realizar cualquier Plan Analítico, con el grado de complejidad que se quiera. OpenERP permite esa libertad a la hora de elaborar la estructura analítica. Evidentemente, el grado de esfuerzo requerido en la parametrización del módulo será equivalente a la profundidad de análisis requerida. Pero en el éxito de esta tarea tiene más que ver la pericia de análisis del usuario que el conocimiento de la herramienta, que resulta relativamente fácil.

La estructura del plan analitico es tipo árbol y no está limitada, pudiéndose realizar distintos planes simultáneamente, dependiendo de distintos enfoques. Se pueden hacer análisis de facturas, de asientos, de tesorería, de activos, etc. Se puede asociar un gasto o un ingreso de la contabilidad financiera a una o varias cuenta analíticas, a través de las distribuciones analíticas.

Pero la aplicación de cuentas analíticas no se ciñe a los procesos de contabilidad. También se pueden aplicar para analizar ventas, compras o proyectos, donde resulta imprescindible para poder gestionar economícamente los mismos (con campos tan interesantes como el de “límite máximo de presupuesto”). Se puede detectar con facilidad rentabilidad, desviaciones, ect. Y poder tener esos datos que con tanto trabajo extraía con mis modestos excel, con mucha más rapidez y garantía.

Volviendo a una de las características fundamentales de los ERPs, el dato único, la enorme potencia analítica de OpenERP consiste precisamente en que los datos que analiza pueden abarcar de manera instantánea, todos los procesos del negocio. No es necesario cruzar datos, añadir, modificar o actualizar información. Toda la información económica requerida está en tiempo real, para poder tomar decisiones de manera ágil y confiada. El “inconveniente” es que luego no podremos echarle al culpa al sistema de elegir el camino equivocado 😉

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