Delegación de firma y cómo puede beneficiarte

No hay ninguna persona que tenga la capacidad de estar en varios sitios a la vez ni de cargarse con todas las responsabilidades de una empresa. Por suerte, existe la figura de la delegación de firma, que también aprovecha las ventajas de la firma digital. ¿Qué beneficios puede ofrecerte la delegación de firma? ¿Por qué deberías plantearte su uso?

La delegación de firma permite darle a otra persona la facultad de firmar en tu nombre y es una acción que también puede realizarse con la firma digital, que te hemos contado muchas veces, tiene la misma validez que la firma manuscrita si se cumplen los requisitos correspondientes.

Si tienes un puesto de responsabilidad, delegar es una parte más de tu trabajo y puede traerte grandes beneficios si lo haces de la manera correcta, pero también puede dificultar tu día a día si no es así. Como se suele decir, el tiempo es oro, y gracias a la delegación de firma puedes conseguir aprovechar mucho más eficazmente el tiempo del que dispones..

La delegación de firma puede aprovecharse por ejecutivos en puestos de alta responsabilidad, que tienen que encargarse de muchas tareas en muy poco tiempo y pueden delegar su firma en su secretaría, por ejemplo, y descargarse de este trabajo agilizando estos trámites.

Está contemplada en el Artículo 8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en el que señala que “los titulares de los órganos administrativos podrán, en materias de su competencia, que ostenten, bien por atribución, bien por delegación de competencias, delegar la firma de sus resoluciones y actos administrativos en los titulares de los órganos o unidades administrativas que de ellos dependan”.

Como hemos podido leer en la Ley, hay una separación entre delegación de competencias y delegación de firma y es importante establecer en qué se diferencian ambas figuras. La delegación de firma es una figura más modesta ya que no ejerce la competencia misma, sino que es simplemente la materialidad de la firma de los actos previamente dictados por el órgano competente o en su caso por las personas responsables. Pero no por ello deja de ser enormemente útil.

¿Qué beneficios tiene la delegación de firma?

Delegar en primer lugar te permite tener más tiempo para dedicarlo a ciertos quehaceres que necesitan a alguien más cualificado. Firmar puede hacerlo cualquiera, siempre y cuando ya se hayan negociado todos los puntos del acuerdo.

El hecho de delegar sí que implica algo más: lleva con ella una responsabilidad inherente que se está otorgando a otra persona para que la ejerza. Esa confianza depositada hará que su motivación crezca a la hora de realizar su trabajo.

El uso de la delegación de firma es altamente recomendable para los CEOs de una empresa, que pueden delegar en su secretaria para la preparación de ciertos documentos y contratos y así aligerar su gran carga de trabajo.

Algunos trabajos requieren de reuniones con clientes fuera de la oficina o viajes de negocios en los que cerrar acuerdos. La delegación de firma digital también cuenta con el beneficio de la movilidad, que le permite a su usuario firmar donde quiera que esté. Más aún gracias al concepto de firma universal de viafirma, que permite firmar en cualquier dispositivo.

En otras áreas, el sistema de trabajo está muy jerarquizado y se necesita supervisar cada uno de los documentos, por eso la delegación de firma juega un papel crucial para agilizar los procesos y que nada se quede obsoleto por el camino.

delegación de firma

En el sector médico y farmacéutico, coinciden muchos responsables que deben firmar y supervisar documentos, que también necesitan de una confidencialidad muy alta. Para agilizar estos procesos y mantener ese alto nivel de seguridad es aconsejable utilizar herramientas de delegación de firma como viafirma inbox.

La delegación de firma se utiliza en ciertos sectores para realizar lo que se llama autofactura. Esto quiere decir que el que emite la factura es el que recibe el servicio y no el que lo presta, como suele ser lo habitual. El primero cuenta con la firma delegada del segundo y así, emite la factura y firma por él, lo que agiliza el proceso.

¿Cómo puedo utilizar la delegación de firma?

Viavansi tiene muchos años de experiencia con la firma digital y también trabaja para facilitar la delegación de firma con viafirma inbox. Se trata de un portafirmas desde el cual se puede organizar las firmas delegadas y establecer los permisos que tiene cada persona, que son tres niveles:

– Revisión: el usuario delegado puede ver las tareas pendientes establecidas por el delegante, ordenarlas, escribir comentarios, etcétera.
– Visto bueno: además de lo anterior, el usuario también puede dar vistos buenos a las tareas.
– Firma: además de lo anterior, el usuario cuenta con los permisos de utilizar la firma electrónica delegada.

La delegación de firma a través de viafirma inbox puede ser automática o requerir la firma de un documento entre ambos usuarios que certifique ese acto. Este documento, totalmente configurable, puede incorporarse siempre que se utilice la firma por delegación, a elección del usuario.

Casos de éxito de nuestra solución Viafirma Inbox para la delegación de Firmas en el área de salud
Viafirma inbox ha sido implantada en varias empresas con mucho éxito, demostrando así las ventajas de la delegación de firma con esta herramienta en diferentes ámbitos de actuación. A continuación, os dejamos con tres ejemplos en el área de salud con sus peculiaridades y los beneficios que han ofrecido a estas organizaciones.

Instituto de Investigación Sanitaria Puerta de Hierro (IS)

Viafirma inbox ya ha sido utilizado por muchas empresas con éxito y han conocido los beneficios que ofrece. El Instituto de Investigación Sanitaria Puerta de Hierro de Majadahonda generaba una cantidad elevada de documentos a raíz de las investigaciones y los ensayos médicos. La compleja burocracia exigía la firma de hasta cinco personas para la aprobación de ciertos contratos confidenciales.

La adopción de viafirma inbox les permitió agilizar los trámites, eliminar el papel (con su correspondiente ahorro y sostenibilidad) y mejorar los tiempos en la firma de los contratos. Además, la seguridad de la plataforma mantenía la confidencialidad necesaria para dichos documentos.

delegación de firma

Fundación para la investigación Biomédica en Atención Primaria (FIIBAP)

La Fundación para la investigación Biomédica en Atención Primaria tenía una situación muy parecida a la del anterior caso. Su enfoque a la investigación y la innovación científico-tecnológica provocaba tener que gestionar una ingente cantidad de documentos, que afectaba en su productividad.

FIIBAP apostó por la transformación digital de su organización adoptando viafirma inbox en su versión cloud. Así, se sustituyó el proceso físico de la firma de los documentos por el mismo en formato digital.

Instituto de Investigación Sanitaria de Valdecilla (IDIVAL)

El Instituto de Investigación Sanitaria de Valdecilla centra su trabajo en la investigación y la innovación en el entorno biosanitario, también afectado por los problemas de un alto número de documentos que firmar y una densa burocracia.

En su proceso de transformación digital, la fundación IDIVAL eligió viafirma inbox para mejorar la gestión de tanta documentación y favorecido por la utilización de la firma digital.

Otras empresas del sector de salud también confían en viafirma: Sanitas, Sergas, Salud Madrid, Consejo General de Enfermería; y de otros sectores: seguros, administraciones públicas, seguridad aérea, utilities, finanzas… En definitiva, la delegación de firma resulta una herramienta muy importante en la organización de cualquier empresa. Delegar permite una mejor gestión del preciado tiempo y la firma digital ofrece una mayor organización de la documentación y un tremendo ahorro de papel, aumentando así la eficiencia general de la empresa.

Su uso es muy recomendable para CEOs de empresas que necesitan delegar su firma para concentrarse en otras tareas y también para organizaciones con grandes exigencias de confidencialidad y en la que los procesos de aprobación haya muchas personas involucradas, consiguiendo así una mayor fluidez de trabajo y manteniendo la seguridad.

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