Guía práctica: Qué hacer con la firma digital en la oficina

En un mundo cada vez más digitalizado, todavía quedan muchos restos de la forma de trabajar tradicional, en la que acumulas decenas de papeles en la mesa del despacho, se retrasan los procesos por trámites burocráticos demasiado complejos, pierdes horas en un atasco por culpa de tener que ir a firmar un determinado documento, etc. A continuación, te contamos cómo puede beneficiar la firma digital a cualquier empresa, en diferentes ámbitos y niveles de tu organización.

En la actualidad, nos enfrentamos en muchas ocasiones a dificultades que nos impiden hacer correctamente nuestro trabajo o de la forma más eficiente posible. El simple hecho de tener que ir a firmar para cerrar un acuerdo puede llevarnos demasiado tiempo yendo y viniendo hasta el lugar, tiempo que se podría dedicar a otras cuestiones más importantes.

La utilización del papel en la oficina también trae consigo una serie de inconvenientes, que ralentizan y obstaculizan los procesos internos de cualquier compañía. La imagen de una mesa de un despacho con una pila de folios a los lados sigue siendo algo normal hoy en día y no es algo positivo para una empresa que quiere funcionar con fluidez.

La acumulación y el abuso del papel conlleva problemas en la organización, como pérdida de documentos importantes o dificultades y retrasos a la hora de encontrarlos. Por eso, la transformación digital aboga por la llegada de la oficina paperless.

La desaparición del papel en la oficina paperless

La oficina paperless lo que busca es la menor dependencia del papel, lo cual conlleva una serie de ventajas muy a tener en cuenta por cualquier empresa que quiera mejorar su eficiencia y competitividad.

El ahorro económico que se produce al prescindir en gran parte del papel es notable, ya que el 70% de los residuos que genera una oficina de media son de este material y hasta el 30% de los documentos que se imprimen ni siquiera se recogen de la impresora. En Estados Unidos el gasto en papel anual en las oficinas es de 120 millones de dólares.

La oficina paperless también tiene un gran efecto organizacional, ya que la gestión documental con el formato digital es notablemente más ágil y rápida. En la búsqueda de archivos, si están correctamente guardados, se pierde mucho menos tiempo que si hay que acudir al documento físico original y sin necesidad de moverse de la silla de la oficina.

Esto no solo es aplicable dentro de la oficina, sino fuera de ella también, ya que puede darse el caso de que por cuestión de algún viaje de negocio o algún empleado que trabaja en remoto, necesita tener acceso a la documentación para continuar con sus obligaciones diarias.

Además, al ser un sistema unificado, todos los trabajadores tienen acceso a todos los documentos, y en el caso de que se necesite, se pueden crear permisos y distintos niveles de acceso según la importancia o la confidencialidad de los archivos que se guardan en el servidor de la empresa.

Más allá de ser una forma de trabajar práctica, también es un sistema seguro. Las oficinas paperless están más protegidas frente a posibles pérdidas de información, como accidentes o robo de datos, gracias a la posibilidad de hacer copias de seguridad y guardar todos los documentos importantes en la nube.

Movilidad dentro y fuera de la oficina

Ciertos empleados dentro de una empresa, como el departamento comercial, tienen un trabajo que no se realiza siempre en la oficina, sino que se tienen que desplazar a ver clientes o cerrar acuerdos fuera de sus despachos. En estos casos, la firma digital se convierte en una herramienta esencial para el desempeño de sus funciones.

Las soluciones de firma digital permiten llevar siempre encima (en el móvil, portátil o una tablet) los documentos necesarios para cerrar un acuerdo y hacerlo en el mismo instante, sin necesidad de acudir a la oficina ni concertar otra reunión para colocar la firma final necesaria.

Esto resulta especialmente útil en ferias especializadas, donde cada empresa acude a vender sus productos o servicios y se suelen llegar a acuerdos comerciales con nuevos clientes. Cualquier negociación se puede cerrar en el momento gracias al uso de la firma digital y así no retrasar más tiempo el comienzo de la colaboración.

Ayuda para el CEO: delegación de firma

No solo los comerciales pueden aprovechar la movilidad de la firma digital, sino también los cargos de mayor responsabilidad dentro de una empresa, como el CEO. En estos casos se hace uso de la delegación de firma, mediante la cual un representante puede firmar en su nombre.

Cuanto más se asciende en la jerarquía de una empresa, mayor número de responsabilidades tiene el cargo, hasta llegar al máximo responsable, que es director ejecutivo. Este tiene que aprobar grandes cantidades de documentos que incumben al funcionamiento de toda la compañía, un proceso necesario, pero que quita demasiado tiempo que debería dedicar a otras cuestiones de mayor importancia.

Por eso, la delegación de la firma digital permite al CEO o cualquier otro cargo de gran responsabilidad darle la capacidad de firmar documentos a alguien de su confianza para agilizar procesos que de otra forma se alargarían demasiado y así descargarle de trabajo y tener más tiempo para otras de sus muchas tareas como director de toda la empresa.

Todos estos usos de la firma digital en la oficina se pueden conseguir con las soluciones Viafirma, que proporcionan todas las ventajas que tiene esta herramienta en el trabajo del día a día en cualquier empresa.

Además, gracias a su concepto de firma universal, asegura que se puede utilizar en cualquier dispositivo, ya sea un portátil, un móvil o una tablet, y en cualquier sistema operativo, con apps nativas diseñadas para iOS, Android y Windows.

En definitiva, el uso de la firma digital aporta una serie de ventajas en distintos niveles dentro de la organización de una empresa, empezando por una gestión documental más sencilla, rápida, eficaz y segura hasta facilitando las tareas de altos cargos y aligerando su carga de trabajo mediante la delegación de su firma en personas de confianza.

La implementación de este tipo de soluciones, en esencia, aporta a cualquier empresa una mayor eficiencia en su forma de trabajar, con lo cual su grado de competitividad incrementa considerablemente y mejora su posición relativa con respecto a las compañías de la competencia.

Por último, la adopción de una oficina paperless tiene también efectos muy positivos medioambientales, consiguiendo así un ahorro importante en la utilización de papel en el día a día.

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