7 usos de la firma digital, más allá de presentar impuestos

¿Eres empresario o responsable de una empresa? Sigue leyendo, este artículo te interesa. Hoy te traemos 7 usos de la firma digital que van mucho más allá de la mera presentación de impuestos en la sede electrónica de Hacienda. Empezamos.

La transformación digital en las empresas es una realidad que se abarca de forma diferente en cada negocio. Es indudable que nos encontramos en medio de un momento de cambio, sin embargo, no todas las empresas están evolucionando a la misma velocidad. Mientras en algunas ya han experimentado un proceso de transformación completo, otras aún se limitan a ir dando pasos cuando la ley lo exige, como la presentación de impuestos, la interacción con Seguridad Social o la emisión de facturas para la Administración Pública.

Por su parte Europa y todos los estados miembros están haciendo grandes esfuerzos para que las empresas se digitalicen lo antes posible, con el objetivo de que sean más eficientes, más transparentes y a su vez puedan interactuar en todo el territorio de la Unión, haciendo el mercado único una realidad, también en el entorno digital. Para ello, como ya hemos comentado en previos artículos, se ha puesto en marcha la normativa eIDAS, que define entre otras cosas el escenario legal que permite la firma de documentos y autenticación de sus firmantes entre los países miembros, algo indispensable para la puesta en marcha del digital single market.

Es posible que alguno de vosotros os preguntéis por la validez legal de la firma electrónica, puesto que antes de empezar a usarla, lo principal es contar con las garantías legales necesarias. Bien, de acuerdo a la nueva normativa eIDAS, hay tres niveles diferentes de firma con diferentes rangos de legalidad.

Firma Electrónica Cualificada: Tiene la  misma validez que la firma manuscrita.

Firma Electrónica Avanzada: Tiene validez legal, siempre que una firma esté asociada a un solo firmante que pueda ser reconocible; la firma, se genere con una aplicación de alto nivel de confianza y permita la identificación de los cambios posteriores que se hagan en el documento.

Firma Electrónica Simple o Firma Biométrica: No cuenta con validez legal salvo que se acompañe de un conjunto de elementos que prueben de forma irrefutable que el firmante de dicho documento es quien dice ser.

Uno de los factores a tener en cuenta, es que te asegures de que la solución que utilizas para firmar documentos de cualquier tipo, delegar la firma de los mismos etc. cumpla con todos los requisitos legales necesarios para garantizar la validez de la misma.

Ahora sí, te presentamos algunas de las cosas que puedes hacer con la firma electrónica. Aprovecha las oportunidades de movilidad que te brinda para hacer tu empresa más eficiente y tu vida personal más fructífera. Empezamos:

1. Consentimiento informado: Uso de la firma electrónica en el entorno sanitario

Si trabajas en el entorno sanitario -en sentido amplio- sabes que debido a la sensibilidad de los datos, hay muchísimos procesos que requieren de autorización. De hecho, no es posible hacer un ingreso, sin dichas autorizaciones. La firma electrónica de dicho consentimiento informado, no solo ahorra tiempo a los sanitarios, sino que aporta una mejor experiencia de usuario al paciente.

2. Cierra acuerdos desde cualquier parte

La firma electrónica te permite firmar documentos desde cualquier parte y con la misma validez que la manuscrita. De esta forma no necesitas estar físicamente con tu cliente o proveedor, ni enviar contratos por mensajería, simplemente, utiliza una solución de firma electrónica y ahorra tiempo y recursos.

usos de la firma digital

3. Contratos mercantiles en ferias, aeropuertos y visitas comerciales

Si tu sector requiere de mucha movilidad, visitar ferias o hacer acciones de marketing directo en centros comerciales, aeropuertos o cualquier otra situación en la que haya un alto volumen de afluencia de personas que solo van de paso, soluciones como viafirma documents pueden hacerte la vida mucho más fácil.

Olvídate de los folletos que el cliente rellena y posteriormente necesitas hacer fotocopias de documentos etc…. con la firma digital todo esto se simplifica.

4. Factura Electrónica

A no ser que trabajes con la Administración Pública y determinados casos específicos, en España, no estás obligado a utilizar la factura electrónica, sin embargo, es algo que deberías considerar. Con esto, no solo simplificas los trámites y ahorras en costes de envío, almacenaje y papel, sino que fomentas la transparencia a la vez que das buena imagen.

5. Favorece tus empleados puedan ser más eficientes

En el entorno en el que trabajamos, las soluciones de movilidad son un requisito indispensable para garantizar que tu empresa es lo suficientemente eficiente. Facilita a tu equipo soluciones que les permitan trabajar desde cualquier lugar y dispositivo, sin necesidad de perder tiempo en los desplazamientos.

usos de la firma digital

6. Contratación pública

Todo el procedimiento de postulación y arbitraje pueden llevarse a cabo de manera electrónica. Tanto la consignación de documentos, su evaluación y la posterior decisión pueden hacerse on-line y con firmas digitales. ¡Cuántos árboles se dejarían de talar si todos los pliegos de condiciones, comunicaciones y ofertas fueran digitales!

7. Delegación de tareas

Gracias a soluciones como viafirma inbox, puedes delegar tareas e incluso la firma de documentos a diferentes personas de tu equipo. Imagina la enorme ventaja que esto supone en lo que se refiere a la optimización de recursos.

Esperamos que este artículo te haya valido para conocer otros usos de la firma digital que van más allá de la presentación de impuestos y las gestiones básicas con las administraciones públicas.

¡Volvemos la semana que viene!

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